De werkkostenregeling en optimaal gebruik van de vrije ruimte
De werkkostenregeling en optimaal gebruik van de vrije ruimte
De werkkostenregeling (WKR) biedt werkgevers in Nederland een flexibel systeem om vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers te geven zonder dat deze meteen worden belast. Maar in welke situaties kan je hier gebruik van maken? En tot welk bedrag mag dit? In deze blog geven we een uitgebreide uitleg over de WKR, de vrije ruimte en de manieren waarop deze optimaal kan worden gebruikt.
Wat is de werkkostenregeling (WKR)?
De werkkostenregeling (WKR) is een fiscaal instrument dat in 2011 werd geïntroduceerd om het systeem van vergoedingen en verstrekkingen voor werknemers te vergemakkelijk. Voor de invoering van de WKR waren er vele verschillende regels en uitzonderingen die het voor werkgevers lastig maakten om werknemers te belonen zonder in een oerwoud van regelgeving te verdwalen.
Met de WKR kan je als werkgever tot een bepaald percentage van de totale fiscale loonsom besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen. Dit percentage wordt de ‘vrije ruimte’ genoemd. Het doel van de WKR is om administratieve lasten te verminderen en werkgevers meer vrijheid te geven in hoe zij werknemers belonen.
Wat is de vrije ruimte?
De vrije ruimte is het maximumbedrag waarbinnen je onbelaste vergoedingen en verstrekkingen kunt aanbieden. Denk bijvoorbeeld aan cadeaubonnen, sportabonnementen of kerstpakketten. Maar dit kan ook in natura zoals een personeelsfeest. De vrije ruimte wordt berekend aan de hand van het percentage van de totale fiscale loonsom van je bedrijf. Voor 2024 is de vrije ruimte vastgesteld op 1,92% van de eerste €400.000 van de loonsom en 1,18% van het bedrag daarboven.
Dit betekent dat een bedrijf met een loonsom van €600.000 een vrije ruimte heeft van €7.680 (1,92% van €400.000) + €2.360 (1,18% van €200.000), wat neerkomt op een totaal van €10.040 voor dat jaar. Binnen deze vrije ruimte kan de werkgever zelf bepalen hoe deze wordt ingevuld, mits de vergoedingen en verstrekkingen aan de voorwaarden van de WKR voldoen. Komt het bedrag dat je onbelast besteedt, boven de grens van de vrije ruimte? Dan moet je over het gedeelte dat boven de grens komt, 80% belasting betalen.
Wat valt wel en niet onder de vrije ruimte?
De WKR kent een aantal categorieën van vergoedingen die niet ten koste gaan van de vrije ruimte. Welke categorieën dat zijn, leggen we hieronder uit.
Intermediaire kosten
Intermediaire kosten zijn kosten die de werknemer maakt voor het werk en die volledig worden vergoed door jou als werkgever. Denk hierbij aan gereedschap of vakliteratuur. Deze kosten vallen niet onder de vrije ruimte.
Gerichte vrijstellingen
Onder gerichte vrijstellingen vallen specifieke kosten die je als werkgever onbelast kan vergoeden of verstrekken. Voorbeelden zijn reiskosten tot €0,21 per kilometer, kosten voor cursussen, congressen, opleidingen of verhuiskosten in verband met het werk. Deze vergoedingen vallen ook niet onder de vrije ruimte.
Nihilwaarderingen
Nihiliwaarderingen zijn verstrekkingen die weliswaar een waarde hebben, maar waarover geen belasting betaald hoeft te worden. Denk aan een werkplek in de bedrijfskantine of de inrichting van een werkplek thuis. Deze waarderingen worden ook niet in mindering gebracht op de vrije ruimte.
Vrije ruimte
Alles wat niet onder de bovenstaande categorieën valt en binnen de vrije ruimte past, kan dus onbelast worden verstrekt. Denk aan een personeelsfeest, kerstpakketten of een fiets van de zaak zijn.
Uitkeren van bonus via de vrije ruimte
Een interessante optie binnen de WKR is het uitkeren van een bonus via de vrije ruimte. Wanneer de totale vergoedingen en verstrekkingen binnen de vrije ruimte blijven, is de bonus onbelast. Stel dat een bedrijf een loonsom van €200.000 heeft, dan is de vrije ruimte 1,92% van €200.000, oftewel €3.840.
Als de werkgever besluit om een bonus van €3.000 uit te keren, blijft dit binnen de vrije ruimte en is deze bonus onbelast. Het is belangrijk om een goede administratie bij te houden, zodat duidelijk is welke vergoedingen en verstrekkingen binnen de vrije ruimte vallen en wat de totale vrije ruimte is van jouw organisatie.
Bonus uitkeren via de vrije ruimte als DGA in een bedrijf zonder personeel
Voor een directeur-grootaandeelhouder (DGA) in een bedrijf zonder personeel is de WKR eveneens van toepassing. Hoewel de DGA vaak een bijzondere positie inneemt, kan deze ook gebruik maken van de vrije ruimte.
Stel dat een DGA een loonsom van €100.000 heeft. De vrije ruimte is dan 1,92% van €100.000, oftewel €1.920. Binnen deze vrije ruimte kan de DGA zichzelf onbelast een bonus uitkeren of andere onbelaste vergoedingen en verstrekkingen ontvangen. Het is wel belangrijk dat deze vergoedingen en verstrekkingen zakelijk en redelijk zijn en dat de administratie goed wordt bijgehouden om eventuele discussies met de Belastingdienst te voorkomen.
Meer weten?
De WKR biedt jou als werkgever dus een aantal mogelijkheden om je werknemers fiscaal te belonen zonder complexe belastingregels. Een zorgvuldige administratie en een strategische planning kunnen helpen om de voordelen van de WKR maximaal te benutten. Zero Advies kan je daarbij helpen. Meer weten over ons en over onze diensten? Neem dan contact met ons op.